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Domande Frequenti

FAQ (frequently asked questions)

Perché dovrei utilizzare i servizi web delle Istanze OnLine della Provincia della Spezia?

Tutti i vantaggi conseguibili presentando le istanze attraverso il canale telematico IOL della Provincia della Spezia


La Provincia della Spezia ha adottato un sistema che consente ai cittadini che intendono presentare una "istanza di parte" di competenza dell'ente di compilare via-web (in rete) moduli informatizzati (formulari o "form") in alternativa ai tradizionali modelli cartacei, integrarli con gli allegati richiesti ed inviarli per via telematica agli uffici competenti. I cittadini e le imprese possono così esercitare in maniera il più completa possibile i diritti di cittadinanza digitale, sanciti dal Codice dell'Amministrazione Digitale.

Il sistema delle Istanze Online è stato pensato per facilitare il rapporto tra Enti pubblici e cittadinanza, favorire la dematerializzazione dei procedimenti amministrativi e incrementare l'efficienza nell'erogazione di servizi da parte del settore pubblico.

Attraverso una semplice procedura di registrazione al Portale (immediata) ed ottenuto dagli operatori dell'Ente l'accreditamento necessario a determinare l'effettiva fonte di provenienza delle istanze, cittadini, imprese, professionisti ed operatori di altri enti dispongono un "account" personale che permette loro sia di presentare istanze, comunicazioni, denunce e dichiarazioni attraverso il canale telematico che di visionare in ogni momento il loro stato di avanzamento.

Le istanze, le comunicazioni, le denunce e le dichiarazioni compilate sul Portale di servizio IOL dall’utente accreditato con le procedure previste hanno la medesima efficacia di quelle sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento, così come previsto dalla normativa vigente (art. 65 comma 2 del codice dell’Amministrazione Digitale - D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e D.Lgs. 30 dicembre 2010, n.235).

I principali vantaggi che questo tipo di procedura comporta direttamente per l'Utente sono:

in ordine alla presentazione delle istanze

  • Il servizio di presentazione delle IOL, salvo eventi straordinari o accidentali, funziona 24h su 24h, sette giorni alla settimana, 365 giorni l'anno.
  • L’utente è informato automaticamente del buon fine dell’inoltro mediante invio ed emissione di “ricevuta” nella quale sono indicati il protocollo in entrata e l’identificativo del documento. Nella ricevuta di risposta è indicata la data rilevante ai sensi dell’art. 6 comma 6 della legge 7-8-1990, n. 241 "Nuove norme in materia di procedimento amministrativo di diritto di accesso di documenti amministrativi".
  • L’istanza è consegnata in automatico alla "scrivania virtuale" di competenza dal sistema di gestione del flusso documentale. L'operatore dell'Ufficio competente, come primo Atto, provvede a trasmettere all'Utente la comunicazione formale di Avvio del Procedimento ovvero delle eventuali motivazioni di dichiarazione di improcedibilità.
  • L'utente, attraverso il proprio "account" o tramite le comunicazioni inviate per via telematica dall'ente, è sempre informato sullo stato di avanzamento dell'istanza, dell'eventuale necessità di fornire integrazioni o chiarimenti, di procedere ad effettuare i pagamenti previsti.

in ordine alla compilazione delle istanze

    • L'Utente trova un sistema il più possibile semplice ed intuitivo che lo guida passo passo nella ricerca delle informazioni e nell'accesso ai servizi di cui ha bisogno.
    • Tutti moduli, non appena compilati alcuni campi fondamentali (contrassegnati da un quadratino rosso), possono essere salvati durante la compilazione onde evitare di perdere accidentalmente le informazioni e i dati già inseriti e dover ricominciare daccapo, o, per propria comodità, differire il completamento del modulo in un secondo tempo.
    • La presenza di un sistema di controllo automatico che evidenzia e comunica all'utente quali informazioni mancano per completare sia nel caso del salvataggio (campi contrassegnati da un quadratino rosso) che in quello dell'invio (campi contrassegnati da un quadratino blu).
    • I campi da compilare, ove possibile, sono predisposti con funzioni di autocompletamento ("autosuggest"), menù a tendina che presentano elenchi da cui scegliere l'opzione di interesse specifico, ed altre facilitazione alla compilazione.
    • Viene eliminata o drasticamente ridotta la necessità di stampare moduli, dichiarazioni, relazioni, documentazioni varie. Tutti gli allegati all'istanza, essendo prodotti in formato digitale standard (.pdf, .jpg), non necessitano di essere consegnati in più copie.
    • Non è più necessario produrre, ove richiesti, stralci di mappa della cartografia tecnica, catastale o tematica.
    • La compilazione delle istanze successive alla prima è significativamente facilitata in quanto le sezioni contenenti informazioni normalmente invariate o che si presume non siano variate (ad esempio, le informazioni anagrafiche) vengono proposte all'Utente pre-compilando i suddetti campi con le informazioni fornite in precedenza.

    in ordine ai rapporti con la PA

    • La generale riduzione dei tempi di risposta e un servizio di maggior qualità conseguente alla riduzione dei carichi di lavoro presso i sistemi di FrontOffice e conseguente reimpiego delle risorse, in termini di personale, per compiti di BackOffice.
    • La razionalizzazione dei flussi informativi tra i diversi livelli della PP.AA a vario titoli coinvolti nel procedimento.
    • La facilitazione del rapporto tra intermediari di servizi (Associazioni di categoria, Studi professionali, Studi commerciali, Operatori di settore, etc.) e Pubblica Amministrazione.
    • L'annullamento o la drastica riduzione della necessità di accedere agli Uffici provinciali.

     

    I principali vantaggi che questo tipo di procedura comporta per l'Utente e la Collettività in genere sono:

    • L'aumento dell’offerta, numerica e qualitativa, dei servizi.
    • La moltiplicazione dei "punti di utenza" ai servizi ed alle informazioni anche per categorie di cittadini non in grado di utilizzare direttamente le procedure informatizzate ma in grado di accedervi attraverso una rete di "intermediari" (URP degli EE.LL. distribuiti sul territorio, familiari dotati di connettività internet, Patronati, Associazioni di volontariato, Onlus, strutture della rete socioassistenziale in genere, etc.) in grado di moltiplicare, di fatto, il numero degli "sportelli".
    • L'incremento dell’efficienza e dell'efficacia dell’azione amministrativa.
    • L'ottimizzazione delle attività di gestione attraverso la promozione di modulistica e procedure standardizzate.
    • La riduzione dei costi di gestione ed eventuale conseguente reimpiego delle risorse risparmiate nell'attivazione di nuovi servizi a vantaggio dell'Utenza.

     

    I principali vantaggi che questo tipo di procedura comporta per l'Utente, per la Collettività e per l'Ambiente sono:

    • L'annullamento o la drastica riduzione dei tempi di trasferimento sul territorio per l’accesso ai servizi pubblici di tipo tradizionale.
    • L'annullamento o la drastica riduzione del consumo di carta.
    • Un generale miglioramento della qualità della vita delle persone e delle condizioni ambientali.

    Nell'invio della richiesta di accreditamento, quale modalità devo scegliere ?


    Come indicato nelle istruzioni, prima di inviare la richiesta di accreditamento occorre effettuare la scelta della modalità di trasmissione del modulo compilato e sottoscritto e della documentazione necessaria alla identificazione personale.

     

    La modalità di invio preferibile, in quanto più diretta (modulo e documentazione pervengono direttamente all'incaricato che effettua la verifica e procede all'accreditamento) è l'invio telematico attraverso il portale, sia nel caso di modulo sottoscritto con firma digitale che di pugno. Occorre tenere presente che l'invio a mezzo e-mail (ricompreso tra le modalità possibili, in quanto ammesso dalla legge) necessita delle stesse operazioni preparatorie per l'invio telematico ma allunga i tempi di accreditamento, impegnando anche gli operatori dell'Ufficio protocollo che dovranno poi provvedere ad inoltrare la documentazione ricevuta.

    L'invio a mezzo fax rimane come modalità residuale, disponibile esclusivamente per i soggetti fisici (escluso quindi tutti i soggetti giuridici a cui l'uso del fax, nelle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione, è vietato per legge) che abbiano difficoltà ad informatizzare (generalmente a mezzo scansione digitale) il modulo firmato di pugno ed il documento di identità personale.

    Perché alcuni campi dei moduli sono contrassegnati da quadratini rossi o blu?


    Le etichette dei campi che l'Utente deve obbligatoriamente compilare sono contrassegnate da quadratini rossi o blu.

    Le etichette dei campi che devono essere necessariamente compilati per poter salvare l'istanza sono contrassegnate da un quadratino rosso.
    Le etichette dei campi che, in aggiunta ai primi, è invece indispensabile compilare per inviare l'istanza sono contrassegnate da un quadratino blu.
    (in ogni caso, posizionando il puntatore del mouse su ognuno di questi due quadratini, dopo pochi istanti compare il testo ne ricorda il significato).

    Un sistema di controllo automatico evidenzia e comunica all'utente quali informazioni mancano per completare l'istanza, sia nel caso del salvataggio che in quello dell'invio.

    Perchè la PA spende denaro per informatizzare i suoi servizi?

    Decalogo dei principi fondamentali alla base del processo di informatizzazione della PA


    "Il digitale diventerà la regola ed il cartaceo l'eccezione"
    1. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) si inserisce fra i molteplici interventi con i quali il legislatore si è indirizzato verso un nuovo modello di organizzazione e funzionalità delle strutture interne della Pubblica Amministrazione volto ad alleggerire progressivamente l'apparato amministrativo dal suo carico di vincoli sostanziali e procedimentali. I principi costituzionali di imparzialità e buon andamento - unitamente ai canoni di efficienza, efficacia, economicità, trasparenza, semplificazione, partecipazione e garanzia dei diritti digitali di cittadini e delle imprese  – possono essere conseguiti esclusivamente con l'impiego delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (Information and Communication Technology - ICT).
    2. L’introduzione delle tecnologie info-telematiche negli uffici pubblici deve essere necessariamente accompagnata da una vera e propria riorganizzazione strutturale e gestionale interna e dei modelli organizzativi esistenti, pensati per un’Amministrazione cartacea, in vista del raggiungimento degli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, e tale da dare effettività ai diritti digitali dei loro interlocutori privati.
      Ignorare queste prescrizioni non sarà più possibile, dal momento che le nuove norme prevedono termini stringenti per l’adeguamento e potenziano il sistema sanzionatorio per le Amministrazioni che non dovessero rispettare le prescrizioni del CAD.
      L’attuazione delle disposizioni del CAD è comunque rilevante ai fini della misurazione e della valutazione della performance organizzativa e individuale dei dirigenti. Alle opportunità si accompagnano quindi sia gli incentivi, sia le sanzioni: l’innovazione diventa così - in modo cogente - materia di valutazione del personale, da cui dipendono sanzioni ed incentivi.
    3. Non può esservi vera innovazione senza reingegnerizzazione dei processi; per questo le PA sono chiamate ad organizzarsi per gestire i procedimenti amministrativi esclusivamente nella modalità info-telematica. Il processo, piuttosto complesso, è teso a razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese.
      Il mero utilizzo degli strumenti previsti dal CAD al posto di quelli tradizionali appare insufficiente a garantire il raggiungimento degli obiettivi perseguiti attraverso la digitalizzazione.
    4. L’informatizzazione è considerata dalla legge come uno strumento, non come un obiettivo in se stessa.
      Le Amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non possono più pretendere che gli utenti si rechino presso gli uffici per il disbrigo delle pratiche (presentazione di documenti cartacei, sottoscrizione di richieste e istanze, per fornire chiarimenti, ecc.), ma devono sempre prevedere, eventualmente affianco ai tradizionali canali di dialogo, strumenti che consentano ai privati l’esercizio in forma telematica dei propri diritti.
    5. Per adempiere al dettato normativo è previsto che gli Enti si organizzino ed agiscano utilizzando le ICT nel modo più appropriato. Dalla dizione letterale della norma appare chiaro che il legislatore, pur nel rispetto dell’autonomia organizzativa di ciascun’Amministrazione, abbia previsto l’erogazione dei servizi on line come un’obbligazione di risultato, che potrà considerarsi adempiuta ove le singole Pubbliche Amministrazioni garantiscano l’effettività dei singoli diritti che l’ordinamento assegna a cittadini e imprese.
      Le comunicazioni dei documenti tra le Pubbliche Amministrazioni devono avvenire mediante l’utilizzo della posta elettronica o attraverso l’interscambio automatico di informazioni con altri sistemi - la “cooperazione applicativa” - che contempla la possibilità per un’applicazione di utilizzare in modo automatico un’informazione elaborata da un’altra applicazione.
      Al fine di dematerializzare completamente l’interazione tra Ente e cittadino è stata introdotta la possibilità di pagare elettronicamente anche gli importi relativi all’imposta di bollo, modificando le precedenti disposizioni normative.
    6. Le disposizioni contenute nel Codice hanno l’obiettivo di consentire a cittadini e imprese qualunque interazione con gli uffici pubblici in modalità telematica. Scompare l'uso delle comunicazioni cartacee che dovranno essere utilizzate in maniera del tutto residuale e solo laddove sia assolutamente indispensabile.
      Gli Enti:
      1. adottano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nei rapporti interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati, con misure informatiche, tecnologiche, e procedurali di sicurezza;
      2. operano per assicurare l'uniformità e la graduale integrazione delle modalità di interazione degli utenti con i servizi informatici, ivi comprese le reti di telefonia fissa e mobile in tutte le loro articolazioni, da esse erogati, qualunque sia il canale di erogazione, nel rispetto della autonomia e della specificità di ciascun erogatore di servizi;
      3. utilizzano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, garantendo, nel rispetto delle vigenti normative, l'accesso alla consultazione, la circolazione e lo scambio di dati e informazioni, nonché l'interoperabilità dei sistemi e l'integrazione dei processi di servizio fra le diverse amministrazioni;
      4. implementano e consolidano i processi di informatizzazione in atto, ivi compresi quelli riguardanti l'erogazione attraverso le tecnologie dell'informazione e della comunicazione in via telematica di servizi a cittadini ed imprese anche con l'intervento di privati.
    7. Un momento fondamentale nei rapporti tra soggetti privati e Amministrazione pubblica, nel quale si concretizza l’esercizio dei diritti digitali di cittadini, professionisti e imprese, è rappresentato dall’invio di istanze e dichiarazioni per via telematica.
      L’istanza è l’atto di impulso procedimentale attraverso la quale il proponente richiede all’Amministrazione l’avvio di un procedimento o l’adozione di un provvedimento. Tra imprese e amministrazioni pubbliche ciò deve esclusivamente avvenire utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi nei confronti delle imprese.
      Rimarrà esclusa la possibilità del ricorso a strumenti diversi (es. le tradizionali comunicazioni e documentazioni cartacee e via fax), a prescindere dal soggetto (pubblico o privato) che invia la comunicazione. Attraverso questa norma il legislatore, più che un vero e proprio diritto, ha configurato, in capo alle imprese, una situazione soggettiva riconducibile nel novero dei diritti/doveri.
      Il mancato avvio del procedimento da parte del titolare dell'ufficio competente a seguito di istanza o dichiarazione inviate telematicamente comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare.
    8. Le Pubbliche Amministrazioni agiscono per procedimenti, insiemi di una pluralità di atti e di operazioni funzionalmente collegati e preordinati al perseguimento del medesimo fine, consistente nell’adozione, da parte dell’Ente, di un atto perfetto ed efficace.
      Il CAD contiene diverse disposizioni comportanti l’obbligo di gestione informatica dei procedimenti amministrativi.
      Alla luce dell’evoluzione normativa - e fatte salve specifiche e tassative eccezioni - è possibile affermare che la modalità informatica rappresenta la regola per tutti i procedimenti amministrativi, mentre quella cartacea diventa l’eccezione, cui ricorrere solo nel caso in cui l’Amministrazioni sia - in modo incolpevole - nell’impossibilità di utilizzare le nuove tecnologie.
      Il procedimento di digitalizzazione non può limitarsi alla mera informatizzazione degli atti.
      Per ottemperare all’obbligo di gestione informatica dei procedimenti, le Amministrazioni devono ricorrere all’uso delle tecnologie informatiche in tutte le fasi delle procedure. Tali strumenti consentono di conferire all’attività compiuta con l’uso dell’informatica la stessa efficacia di quella compiuta tradizionalmente.
    9. Dalla capacità delle nuove tecnologie di porsi quale strumento privilegiato di dialogo con i cittadini consegue un impatto sui processi di comunicazione e di interazione tra PA e privati, nonché sull’organizzazione e sugli strumenti della PA digitale.
      Al fine di permettere l'interazione tra Pubblica Amministrazione e suoi utenti, viene attribuita una rilevanza strategica ai siti Web degli Enti che non devono più essere soltanto un grande elenco di informazioni ma assurgere a vero front-office e strumento per l’erogazione di servizi on line a cittadini e imprese.
      Le PPAA devono pubblicare sul proprio sito istituzionale il registro dei processi automatizzati rivolti al pubblico, i quali dovranno essere organizzati secondo modalità che permettono al cittadino la verifica a distanza dell’avanzamento delle pratiche che lo riguardano.
      Le Amministrazioni devono rendere disponibili per via telematica l'elenco della documentazione richiesta per i singoli procedimenti, i moduli e i formulari validi ad ogni effetto di legge, anche ai fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle dichiarazioni sostitutive di notorietà, non potendo richiedere l'uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati.
      La mancata pubblicazione è altresì rilevante ai fini della misurazione e valutazione della performance individuale dei dirigenti responsabili.
    10. La realizzazione di un sito Web pubblico deve rispondere a precisi requisiti, normativamente individuati, che hanno lo scopo di assicurare che la corretta pubblicazione di informazioni e documenti da parte dell'Amministrazione, nonché l’offerta di servizi on line, garantisca la certezza istituzionale e l’attualità delle relative informazioni.
      I siti istituzionali realizzati dalle Amministrazioni debbano rispettare “i principi di accessibilità, nonché di elevata usabilità e reperibilità, anche da parte delle persone disabili, completezza dell’informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità di consultazione, qualità, omogeneità ed interoperabilità”.

    Che cos'è la dematerializzazione?


    La "dematerializzazione" dei documenti è il processo attraverso cui il documento giuridico viene formato e successivamente conservato utilizzando supporti di natura informatica in luogo dei tradizionali supporti cartacei, delle cartelline utilizzate per raccoglierli, dei faldoni necessari ad achiviarli in scaffali, armadi, locali appositi.

    Il documento “dematerializzato” nel rispetto della normativa vigente ha il medesimo valore legale e probatorio del documento cartaceo.

    Che cos'è la PEC o Posta Elettronica Certificata?


    La PEC o Posta Elettronica Certificata (ormai obbligatoria per un gran numero di soggetti pubblici e privati quali le PP.AA., le imprese anche individuali, i professionisti iscritti in Albi ed Elenchi), viene definita come un sistema elettronico di trasmissione di documenti informatici nel quale è fornita al mittente la documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici, analogamente a quanto avviene per il sistema delle raccomandate postali con avviso di ricevimento.

    Il CAD o Codice dell'Amministrazione Digitale definisce la PEC come un “sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

    La PEC è in grado di garantire l'integrità e la certezza della paternità dei messaggi, rendendo immodificabile sia il contenuto che eventuali allegati degli stessi.

    Nel caso in cui le operazioni di invio e consegna non dovessero andare a buon fine, il mittente riceve degli specifici avvisi in cui sono elencate le motivazioni del mancato esito positivo.

    Per dotarsi di una casella di PEC è sufficiente consultare le istruzioni contenute sul sito del Governo Italiano dedicato alla PEC ovvero rivolgersi ad uno dei gestori iscritti nell'apposito registro tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale e disponibile in rete all’indirizzo http://www.agid.gov.it/infrastrutture-sicurezza/pec-elenco-gestori.

    L'utilizzo di strumenti telematici non rischia di discriminare una considerevole parte della popolazione?

     


    Il divario digitale ("digital divide"), è il divario esistente tra chi ha accesso effettivo alle tecnologie dell'informazione (computer e internet, principalmente) e chi ne è escluso in parte o del tutto per:

    • condizioni economiche
    • livello d'istruzione e acquisizione delle necessarie capacità
    • qualità delle infrastrutture disponibili
    • differenze di età, etnia, provenienza geografica.

    Tuttavia sappiamo chena consistente parte della popolazione, in continua crescita, utilizza internet nelle faccende della vita quotidiana, ad esempio per:

    • accedere all'amministrazione del proprio conto corrente bancario o postale;
    • acquistare un biglietto ferroviario o aereo;
    • prenotare soggiorni di vacanza o di lavoro in alberghi, bed&breakfast o agriturismi;
    • rispondere a sondaggi di quotidiani online;
    • partecipare alle attività di "social network";
    • ...

    L'80% della popolazione italiana di età compresa tra gli 11 ed i 74 anni (pari a 37,8 mil.) ha dichiarato di accedere ad internet (Dati Audiweb-Doxa 2013).

    Il 68,2% delle famiglie italiane (pari a 14,8 mil.) ha dichiarato di disporre di un accesso a internet da casa attraverso computer, televisore o console giochi. Il 71,6% delle famiglie connesse (pari a 10,5 mil.) ha dichiarato di avere una connessione veloce - ADSL o fibra ottica - con abbonamento flat nel 93,5% dei casi. (Dati Audiweb-Doxa 2013).

    Inoltre, molti servizi non vengono fruiti in prima persona, ma attraverso congiunti e intermediari. Questo amplia lo spazio di raggiungibilità e quindi l’accessibilità del servizio. Cittadini ed imprese, in ogni caso, hanno svariate possibilità di ottenere assistenza:

    • dalle rispettive associazioni di categoria, nel caso di lavoratori autonomi e imprese;
    • dagli intermediari che prestano loro assistenza contabile, fiscale, tecnica, etc.
    • da patronati ed associazioni di promozione sociale;
    • dalla rete degli U.R.P. - Uffici Relazioni con il Pubblico degli Enti;
    • in famiglia, considerato il fatto che il 93% dei ragazzi usa internet quotidianamente, il 92,1% degli studenti (circa 9 mil.) usa un computer ed è in grado di coinvolgere un significativo numero di adulti (potenzialmente 20 mil.).

    Perché la Provincia espone anche formulari per istanze disciplinate dall'AUA, da presentare ai SUAP?


    In materia di Autorizzazione Unica Ambientale (AUA - Decreto del Presidente della Repubblica 13 marzo 2013, n. 59 "Regolamento recante la disciplina dell'autorizzazione unica ambientale e la semplificazione di adempimenti amministrativi in materia ambientale gravanti sulle piccole e medie imprese e sugli impianti non soggetti ad autorizzazione integrata ambientale, a norma dell'articolo 23 del decreto-legge 9 febbraio 2012, n. 5, convertito, con modificazioni, dalla legge 4 aprile 2012, n. 35", pubblicato sulla GU n.124 del 29 Maggio 2013 - Suppl. Ordinario n. 42 ed in vigore dal 13 Giugno 2013), per le procedure ricomprese nel Decreto:

    presentano istanza allo Sportello Unico delle Attività Produttive (SUAP) competente territorialmente, il quale trasmette alla Provincia le parti di istanza in cui questa riveste il ruolo di Autorità competente, gestendo la fase di autorizzazione, adottando il provvedimento finale e trasmettendolo al SUAP che poi rilascia il titolo.

    Nei casi residuali, i soggetti interessati continuano a presentare istanza direttamente alla Provincia.