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Perchè la PA spende denaro per informatizzare i suoi servizi?

Decalogo dei principi fondamentali alla base del processo di informatizzazione della PA


"Il digitale diventerà la regola ed il cartaceo l'eccezione"
  1. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) si inserisce fra i molteplici interventi con i quali il legislatore si è indirizzato verso un nuovo modello di organizzazione e funzionalità delle strutture interne della Pubblica Amministrazione volto ad alleggerire progressivamente l'apparato amministrativo dal suo carico di vincoli sostanziali e procedimentali. I principi costituzionali di imparzialità e buon andamento - unitamente ai canoni di efficienza, efficacia, economicità, trasparenza, semplificazione, partecipazione e garanzia dei diritti digitali di cittadini e delle imprese  – possono essere conseguiti esclusivamente con l'impiego delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (Information and Communication Technology - ICT).
  2. L’introduzione delle tecnologie info-telematiche negli uffici pubblici deve essere necessariamente accompagnata da una vera e propria riorganizzazione strutturale e gestionale interna e dei modelli organizzativi esistenti, pensati per un’Amministrazione cartacea, in vista del raggiungimento degli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, e tale da dare effettività ai diritti digitali dei loro interlocutori privati.
    Ignorare queste prescrizioni non sarà più possibile, dal momento che le nuove norme prevedono termini stringenti per l’adeguamento e potenziano il sistema sanzionatorio per le Amministrazioni che non dovessero rispettare le prescrizioni del CAD.
    L’attuazione delle disposizioni del CAD è comunque rilevante ai fini della misurazione e della valutazione della performance organizzativa e individuale dei dirigenti. Alle opportunità si accompagnano quindi sia gli incentivi, sia le sanzioni: l’innovazione diventa così - in modo cogente - materia di valutazione del personale, da cui dipendono sanzioni ed incentivi.
  3. Non può esservi vera innovazione senza reingegnerizzazione dei processi; per questo le PA sono chiamate ad organizzarsi per gestire i procedimenti amministrativi esclusivamente nella modalità info-telematica. Il processo, piuttosto complesso, è teso a razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese.
    Il mero utilizzo degli strumenti previsti dal CAD al posto di quelli tradizionali appare insufficiente a garantire il raggiungimento degli obiettivi perseguiti attraverso la digitalizzazione.
  4. L’informatizzazione è considerata dalla legge come uno strumento, non come un obiettivo in se stessa.
    Le Amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non possono più pretendere che gli utenti si rechino presso gli uffici per il disbrigo delle pratiche (presentazione di documenti cartacei, sottoscrizione di richieste e istanze, per fornire chiarimenti, ecc.), ma devono sempre prevedere, eventualmente affianco ai tradizionali canali di dialogo, strumenti che consentano ai privati l’esercizio in forma telematica dei propri diritti.
  5. Per adempiere al dettato normativo è previsto che gli Enti si organizzino ed agiscano utilizzando le ICT nel modo più appropriato. Dalla dizione letterale della norma appare chiaro che il legislatore, pur nel rispetto dell’autonomia organizzativa di ciascun’Amministrazione, abbia previsto l’erogazione dei servizi on line come un’obbligazione di risultato, che potrà considerarsi adempiuta ove le singole Pubbliche Amministrazioni garantiscano l’effettività dei singoli diritti che l’ordinamento assegna a cittadini e imprese.
    Le comunicazioni dei documenti tra le Pubbliche Amministrazioni devono avvenire mediante l’utilizzo della posta elettronica o attraverso l’interscambio automatico di informazioni con altri sistemi - la “cooperazione applicativa” - che contempla la possibilità per un’applicazione di utilizzare in modo automatico un’informazione elaborata da un’altra applicazione.
    Al fine di dematerializzare completamente l’interazione tra Ente e cittadino è stata introdotta la possibilità di pagare elettronicamente anche gli importi relativi all’imposta di bollo, modificando le precedenti disposizioni normative.
  6. Le disposizioni contenute nel Codice hanno l’obiettivo di consentire a cittadini e imprese qualunque interazione con gli uffici pubblici in modalità telematica. Scompare l'uso delle comunicazioni cartacee che dovranno essere utilizzate in maniera del tutto residuale e solo laddove sia assolutamente indispensabile.
    Gli Enti:
    1. adottano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nei rapporti interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati, con misure informatiche, tecnologiche, e procedurali di sicurezza;
    2. operano per assicurare l'uniformità e la graduale integrazione delle modalità di interazione degli utenti con i servizi informatici, ivi comprese le reti di telefonia fissa e mobile in tutte le loro articolazioni, da esse erogati, qualunque sia il canale di erogazione, nel rispetto della autonomia e della specificità di ciascun erogatore di servizi;
    3. utilizzano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, garantendo, nel rispetto delle vigenti normative, l'accesso alla consultazione, la circolazione e lo scambio di dati e informazioni, nonché l'interoperabilità dei sistemi e l'integrazione dei processi di servizio fra le diverse amministrazioni;
    4. implementano e consolidano i processi di informatizzazione in atto, ivi compresi quelli riguardanti l'erogazione attraverso le tecnologie dell'informazione e della comunicazione in via telematica di servizi a cittadini ed imprese anche con l'intervento di privati.
  7. Un momento fondamentale nei rapporti tra soggetti privati e Amministrazione pubblica, nel quale si concretizza l’esercizio dei diritti digitali di cittadini, professionisti e imprese, è rappresentato dall’invio di istanze e dichiarazioni per via telematica.
    L’istanza è l’atto di impulso procedimentale attraverso la quale il proponente richiede all’Amministrazione l’avvio di un procedimento o l’adozione di un provvedimento. Tra imprese e amministrazioni pubbliche ciò deve esclusivamente avvenire utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi nei confronti delle imprese.
    Rimarrà esclusa la possibilità del ricorso a strumenti diversi (es. le tradizionali comunicazioni e documentazioni cartacee e via fax), a prescindere dal soggetto (pubblico o privato) che invia la comunicazione. Attraverso questa norma il legislatore, più che un vero e proprio diritto, ha configurato, in capo alle imprese, una situazione soggettiva riconducibile nel novero dei diritti/doveri.
    Il mancato avvio del procedimento da parte del titolare dell'ufficio competente a seguito di istanza o dichiarazione inviate telematicamente comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare.
  8. Le Pubbliche Amministrazioni agiscono per procedimenti, insiemi di una pluralità di atti e di operazioni funzionalmente collegati e preordinati al perseguimento del medesimo fine, consistente nell’adozione, da parte dell’Ente, di un atto perfetto ed efficace.
    Il CAD contiene diverse disposizioni comportanti l’obbligo di gestione informatica dei procedimenti amministrativi.
    Alla luce dell’evoluzione normativa - e fatte salve specifiche e tassative eccezioni - è possibile affermare che la modalità informatica rappresenta la regola per tutti i procedimenti amministrativi, mentre quella cartacea diventa l’eccezione, cui ricorrere solo nel caso in cui l’Amministrazioni sia - in modo incolpevole - nell’impossibilità di utilizzare le nuove tecnologie.
    Il procedimento di digitalizzazione non può limitarsi alla mera informatizzazione degli atti.
    Per ottemperare all’obbligo di gestione informatica dei procedimenti, le Amministrazioni devono ricorrere all’uso delle tecnologie informatiche in tutte le fasi delle procedure. Tali strumenti consentono di conferire all’attività compiuta con l’uso dell’informatica la stessa efficacia di quella compiuta tradizionalmente.
  9. Dalla capacità delle nuove tecnologie di porsi quale strumento privilegiato di dialogo con i cittadini consegue un impatto sui processi di comunicazione e di interazione tra PA e privati, nonché sull’organizzazione e sugli strumenti della PA digitale.
    Al fine di permettere l'interazione tra Pubblica Amministrazione e suoi utenti, viene attribuita una rilevanza strategica ai siti Web degli Enti che non devono più essere soltanto un grande elenco di informazioni ma assurgere a vero front-office e strumento per l’erogazione di servizi on line a cittadini e imprese.
    Le PPAA devono pubblicare sul proprio sito istituzionale il registro dei processi automatizzati rivolti al pubblico, i quali dovranno essere organizzati secondo modalità che permettono al cittadino la verifica a distanza dell’avanzamento delle pratiche che lo riguardano.
    Le Amministrazioni devono rendere disponibili per via telematica l'elenco della documentazione richiesta per i singoli procedimenti, i moduli e i formulari validi ad ogni effetto di legge, anche ai fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle dichiarazioni sostitutive di notorietà, non potendo richiedere l'uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati.
    La mancata pubblicazione è altresì rilevante ai fini della misurazione e valutazione della performance individuale dei dirigenti responsabili.
  10. La realizzazione di un sito Web pubblico deve rispondere a precisi requisiti, normativamente individuati, che hanno lo scopo di assicurare che la corretta pubblicazione di informazioni e documenti da parte dell'Amministrazione, nonché l’offerta di servizi on line, garantisca la certezza istituzionale e l’attualità delle relative informazioni.
    I siti istituzionali realizzati dalle Amministrazioni debbano rispettare “i principi di accessibilità, nonché di elevata usabilità e reperibilità, anche da parte delle persone disabili, completezza dell’informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità di consultazione, qualità, omogeneità ed interoperabilità”.