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Perché dovrei utilizzare i servizi web delle Istanze OnLine della Provincia della Spezia?

Tutti i vantaggi conseguibili presentando le istanze attraverso il canale telematico IOL della Provincia della Spezia


La Provincia della Spezia ha adottato un sistema che consente ai cittadini che intendono presentare una "istanza di parte" di competenza dell'ente di compilare via-web (in rete) moduli informatizzati (formulari o "form") in alternativa ai tradizionali modelli cartacei, integrarli con gli allegati richiesti ed inviarli per via telematica agli uffici competenti. I cittadini e le imprese possono così esercitare in maniera il più completa possibile i diritti di cittadinanza digitale, sanciti dal Codice dell'Amministrazione Digitale.

Il sistema delle Istanze Online è stato pensato per facilitare il rapporto tra Enti pubblici e cittadinanza, favorire la dematerializzazione dei procedimenti amministrativi e incrementare l'efficienza nell'erogazione di servizi da parte del settore pubblico.

Attraverso una semplice procedura di registrazione al Portale (immediata) ed ottenuto dagli operatori dell'Ente l'accreditamento necessario a determinare l'effettiva fonte di provenienza delle istanze, cittadini, imprese, professionisti ed operatori di altri enti dispongono un "account" personale che permette loro sia di presentare istanze, comunicazioni, denunce e dichiarazioni attraverso il canale telematico che di visionare in ogni momento il loro stato di avanzamento.

Le istanze, le comunicazioni, le denunce e le dichiarazioni compilate sul Portale di servizio IOL dall’utente accreditato con le procedure previste hanno la medesima efficacia di quelle sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento, così come previsto dalla normativa vigente (art. 65 comma 2 del codice dell’Amministrazione Digitale - D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e D.Lgs. 30 dicembre 2010, n.235).

I principali vantaggi che questo tipo di procedura comporta direttamente per l'Utente sono:

in ordine alla presentazione delle istanze

  • Il servizio di presentazione delle IOL, salvo eventi straordinari o accidentali, funziona 24h su 24h, sette giorni alla settimana, 365 giorni l'anno.
  • L’utente è informato automaticamente del buon fine dell’inoltro mediante invio ed emissione di “ricevuta” nella quale sono indicati il protocollo in entrata e l’identificativo del documento. Nella ricevuta di risposta è indicata la data rilevante ai sensi dell’art. 6 comma 6 della legge 7-8-1990, n. 241 "Nuove norme in materia di procedimento amministrativo di diritto di accesso di documenti amministrativi".
  • L’istanza è consegnata in automatico alla "scrivania virtuale" di competenza dal sistema di gestione del flusso documentale. L'operatore dell'Ufficio competente, come primo Atto, provvede a trasmettere all'Utente la comunicazione formale di Avvio del Procedimento ovvero delle eventuali motivazioni di dichiarazione di improcedibilità.
  • L'utente, attraverso il proprio "account" o tramite le comunicazioni inviate per via telematica dall'ente, è sempre informato sullo stato di avanzamento dell'istanza, dell'eventuale necessità di fornire integrazioni o chiarimenti, di procedere ad effettuare i pagamenti previsti.

in ordine alla compilazione delle istanze

    • L'Utente trova un sistema il più possibile semplice ed intuitivo che lo guida passo passo nella ricerca delle informazioni e nell'accesso ai servizi di cui ha bisogno.
    • Tutti moduli, non appena compilati alcuni campi fondamentali (contrassegnati da un quadratino rosso), possono essere salvati durante la compilazione onde evitare di perdere accidentalmente le informazioni e i dati già inseriti e dover ricominciare daccapo, o, per propria comodità, differire il completamento del modulo in un secondo tempo.
    • La presenza di un sistema di controllo automatico che evidenzia e comunica all'utente quali informazioni mancano per completare sia nel caso del salvataggio (campi contrassegnati da un quadratino rosso) che in quello dell'invio (campi contrassegnati da un quadratino blu).
    • I campi da compilare, ove possibile, sono predisposti con funzioni di autocompletamento ("autosuggest"), menù a tendina che presentano elenchi da cui scegliere l'opzione di interesse specifico, ed altre facilitazione alla compilazione.
    • Viene eliminata o drasticamente ridotta la necessità di stampare moduli, dichiarazioni, relazioni, documentazioni varie. Tutti gli allegati all'istanza, essendo prodotti in formato digitale standard (.pdf, .jpg), non necessitano di essere consegnati in più copie.
    • Non è più necessario produrre, ove richiesti, stralci di mappa della cartografia tecnica, catastale o tematica.
    • La compilazione delle istanze successive alla prima è significativamente facilitata in quanto le sezioni contenenti informazioni normalmente invariate o che si presume non siano variate (ad esempio, le informazioni anagrafiche) vengono proposte all'Utente pre-compilando i suddetti campi con le informazioni fornite in precedenza.

    in ordine ai rapporti con la PA

    • La generale riduzione dei tempi di risposta e un servizio di maggior qualità conseguente alla riduzione dei carichi di lavoro presso i sistemi di FrontOffice e conseguente reimpiego delle risorse, in termini di personale, per compiti di BackOffice.
    • La razionalizzazione dei flussi informativi tra i diversi livelli della PP.AA a vario titoli coinvolti nel procedimento.
    • La facilitazione del rapporto tra intermediari di servizi (Associazioni di categoria, Studi professionali, Studi commerciali, Operatori di settore, etc.) e Pubblica Amministrazione.
    • L'annullamento o la drastica riduzione della necessità di accedere agli Uffici provinciali.

     

    I principali vantaggi che questo tipo di procedura comporta per l'Utente e la Collettività in genere sono:

    • L'aumento dell’offerta, numerica e qualitativa, dei servizi.
    • La moltiplicazione dei "punti di utenza" ai servizi ed alle informazioni anche per categorie di cittadini non in grado di utilizzare direttamente le procedure informatizzate ma in grado di accedervi attraverso una rete di "intermediari" (URP degli EE.LL. distribuiti sul territorio, familiari dotati di connettività internet, Patronati, Associazioni di volontariato, Onlus, strutture della rete socioassistenziale in genere, etc.) in grado di moltiplicare, di fatto, il numero degli "sportelli".
    • L'incremento dell’efficienza e dell'efficacia dell’azione amministrativa.
    • L'ottimizzazione delle attività di gestione attraverso la promozione di modulistica e procedure standardizzate.
    • La riduzione dei costi di gestione ed eventuale conseguente reimpiego delle risorse risparmiate nell'attivazione di nuovi servizi a vantaggio dell'Utenza.

     

    I principali vantaggi che questo tipo di procedura comporta per l'Utente, per la Collettività e per l'Ambiente sono:

    • L'annullamento o la drastica riduzione dei tempi di trasferimento sul territorio per l’accesso ai servizi pubblici di tipo tradizionale.
    • L'annullamento o la drastica riduzione del consumo di carta.
    • Un generale miglioramento della qualità della vita delle persone e delle condizioni ambientali.